竣工档案作为工程建设活动的最终记录，是工程实体在档案层面的真实映射与法定凭证。上海市为规范建设工程竣工档案的编制工作，确保档案的完整性、准确性和系统性，特制定并实施了《上海工程建设规范_竣工档案编制技术规范》（以下简称《规范》）。该规范是指导上海市行政区域内各类新建、改建、扩建和技术改造工程项目竣工档案编制工作的核心技术文件，对保障城市建设的可持续管理、维护各方合法权益以及服务未来城市运营与维护具有至关重要的意义。
一、 规范的核心原则与总体要求
《规范》确立了竣工档案编制应遵循的三大核心原则：
- 同步性原则：强调档案工作与工程建设进程同步管理，即从项目立项开始直至竣工验收，档案的收集、整理、审核应与各建设阶段同步进行，确保档案材料的及时性与连续性。
- 完整性原则：要求归档文件材料必须齐全、完整，能够全面反映工程项目从策划、设计、施工到竣工验收的全过程。任何环节的缺失都可能影响档案的法律效力和历史价值。
- 准确性原则：归档文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符。图纸、变更记录、测试报告等关键文件需经过严格的审核与确认，杜绝失真与错误。
总体要求上，《规范》对档案的载体、书写材料、签署手续、归档份数以及电子档案的管理等均做出了明确规定，旨在实现档案的长期安全保存与便捷检索利用。
二、 档案编制的主要内容与分类体系
《规范》依据工程建设程序，将竣工档案系统性地分为以下几大部分：
- 工程准备阶段文件：包括立项文件、建设用地规划许可、建设工程规划许可、勘察设计文件、招投标及合同文件等，是项目的“出生证明”与法律基础。
- 监理文件：涵盖监理规划、实施细则、各类通知、指令、会议纪要、质量控制及验收记录等，反映工程监理活动的全过程。
- 施工文件：这是档案的核心部分，包括施工技术管理文件、工程质量控制文件（如材料报验、试验记录）、隐蔽工程检查记录、分部分项验收记录、设计变更与洽商、竣工测量资料等，详细记录了施工实体形成的过程与质量状况。
- 竣工图：要求图物相符，清晰反映施工结束后的实际状况。所有施工中的变更必须在竣工图上明确标注、修改或重新绘制，并履行严格的审核签字手续。
- 竣工验收文件：包括工程竣工、竣工验收报告、各类专项验收认可文件、竣工决算及审计文件、声像档案等，标志着工程建设的正式完成。
《规范》对每一类文件的编制要求、格式、签署流程都给出了具体指引，并建立了统一的分类编号体系，便于档案的整理、编目与检索。
三、 编制流程与质量控制关键点
规范的编制流程通常包括：收集、整理、分类、组卷、编目、装订、数字化扫描、审核与移交。其中，质量控制是关键：
- 过程控制：档案管理人员需深度参与工程例会，跟踪重大施工节点，确保文件及时生成与收集。
- 审核把关：对归档文件，尤其是竣工图、变更文件、重要测试报告的真实性、准确性、签署完备性进行多级审核。
- 数字化与双套制：在形成完整纸质档案的《规范》积极推进电子档案的同步生成与管理，逐步实现纸质与电子档案“双套制”归档，以适应信息化管理需求。
- 竣工图专项管理：竣工图的编制与审核是重中之重，必须由施工单位负责编制，监理单位复核，建设单位最终确认，确保其作为未来维修、改造唯一依据的权威性。
四、 规范实施的意义与挑战
《规范》的实施，统一了上海市工程竣工档案的技术标准，提升了整体档案管理水平，为城市数字化治理、智慧城市建设提供了可靠的数据基础。它不仅是档案归档的依据，更是对参建各方（建设、施工、监理、设计）档案管理职责的明确划分与约束。
在实践中，面临的挑战主要包括：参建方对档案工作重视程度不一、过程同步管理执行不到位、电子档案的法律效力与长期保存技术仍需完善等。因此，需要不断加强宣贯培训，强化过程监督与合同约束，并持续跟踪信息技术发展，更新相关标准。
《上海工程建设规范_竣工档案编制技术规范》是确保上海建设工程留下完整、可靠“城市记忆”的重要技术保障。只有各参建单位严格遵循规范，将档案管理意识贯穿于工程建设全生命周期，才能形成高质量的竣工档案，使其真正服务于城市的运营、维护、发展与历史传承。
